En la sociedad digital, proteger los datos ya no basta: hay que custodiarlos con responsabilidad. En este articulo Juan Pablo Castillo Cubillo, CEO de Quantum Babylon y alumni del Máster Profesional de Analista de Inteligencia de LISA Institute, explica que esto implica controlar quién accede a la información, con qué fin y durante cuánto tiempo, combinando seguridad, ética y gobernanza en toda la organización.
Las organizaciones ya no pueden limitarse a proteger la información frente a ataques externos. Es necesario que sean capaces de demostrar cómo recogen, almacenan, usan, comparten y eliminan los datos. La seguridad sigue siendo esencial, pero ya no basta por sí sola. La verdadera confianza depende de una custodia responsable.
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La custodia de datos va más allá de guardar información en servidores seguros. Implica establecer reglas claras sobre quién puede acceder a los datos, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y bajo qué controles. En un contexto marcado por la digitalización, la inteligencia artificial y el intercambio masivo de información, esta responsabilidad se ha convertido en una pieza clave para empresas, administraciones e instituciones.
Qué significa custodiar datos
Custodiar datos significa asumir una responsabilidad continua sobre la información. No consiste solo en evitar filtraciones. También exige garantizar que los datos permanecen íntegros, actualizados, trazables y disponibles solo para las personas autorizadas.
Una organización puede tener sistemas seguros y, aun así, gestionar mal sus datos. Por ejemplo, puede conservar información durante más tiempo del necesario, permitir accesos excesivos, duplicar bases de datos sin control o compartir información sin una justificación clara. Estos errores no siempre nacen de un ciberataque. Muchas veces aparecen por falta de procedimientos internos.
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Por eso, la custodia de datos combina seguridad, gobernanza y ética. Obliga a responder preguntas básicas: qué datos se conservan, dónde están, quién los utiliza, para qué sirven y cuándo dejan de ser necesarios.
El acceso importa tanto como la protección
Uno de los pilares de una buena custodia es el control de acceso. No todas las personas de una organización necesitan acceder a toda la información. El principio es más sencillos de lo que se pueda pensar, cada usuario debe manejar solo los datos que necesita para cumplir su función. Como consecuencia, se reducen riesgos y mejora la trazabilidad.
En sectores sensibles, como el sanitario, financiero, educativo o institucional, este control resulta todavía más importante. Un dato personal mal utilizado puede afectar a la privacidad, la reputación, la seguridad o incluso los derechos de una persona.
Conservar datos también exige límites
Muchas organizaciones tienden a guardar información “por si acaso”. Esta práctica aumenta el riesgo. Cuantos más datos se conservan, mayor es la superficie de exposición ante incidentes, errores o usos no previstos.
Una buena política de custodia define plazos de conservación y criterios de eliminación. No todos los datos tienen el mismo valor ni deben conservarse durante el mismo tiempo.
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Aplicar estos principios ayuda a ordenar la información y evita acumulaciones innecesarias. También refuerza la confianza de usuarios, clientes y ciudadanos.
La custodia necesita personas responsables
La tecnología ayuda, pero no sustituye la responsabilidad humana; tiene que verse como un complemento. El cifrado, las copias de seguridad, los sistemas de autenticación y herramientas de monitorización son elementos necesarios. Sin embargo, una custodia eficaz también requiere formación, protocolos y cultura organizativa.
Los equipos deben saber cómo tratar la información, cómo detectar riesgos y cómo actuar ante un incidente. La custodia de datos no pertenece solo al departamento tecnológico. Afecta a dirección, asesoría jurídica, recursos humanos, comunicación, operaciones y cualquier área que maneje información sensible.
Organismos como la Agencia Española de Protección de Datos, ENISA o los estándares internacionales de seguridad de la información han impulsado durante años esta visión integral: proteger los datos exige combinar medidas técnicas, organizativas y legales.
La confianza se construye con trazabilidad
La confianza digital ya no es exclusiva de manifestar que los datos están seguros, exige demostrarlo. Las organizaciones deben poder explicar qué hacen con la información y acreditar que siguen criterios responsables.
La trazabilidad permite reconstruir el ciclo de vida del dato. Es la muestra de cuándo se recoge, quién lo consulta, qué modificaciones recibe, dónde se almacena y cuándo se elimina. Es justo esa capacidad la que resulta clave ante auditorías, investigaciones internas, reclamaciones o incidentes de seguridad.
Y es que en un entorno donde los datos alimentan decisiones, servicios digitales e incluso sistemas de inteligencia artificial, la custodia se convierte en una garantía de calidad. Sin una gestión responsable, los datos pierden fiabilidad y aumentan los riesgos.
Proteger ya no es suficiente
La custodia de datos representa un giro radical en el escenario actual. Las organizaciones deben blindar la información para gestionarla con criterio, transparencia y responsabilidad.
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Proteger es sinónimo de evitar daños, de la misma forma que custodiar genera confianza. Esa es justo la diferencia que marcará cada vez más la relación entre instituciones, empresas y ciudadanos en la sociedad digital.
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